contoh laporan penelitan di sebuah perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi , kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelola surat, formulir dan laporan yang di hasilkan dan di terima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

Arsip adalah dokumen-dokumen penting baik berupa surat-surat, program kerja, SOP dan lain sebagainya yang harus di simpan sebagai bukti bahwa dokumen-dokumen tersebut ada dan pernah atau sudah di laksanakan. Data tentang arsip ini tentu perlu untuk di kelompokan dan di olah serta di letakan sesuai dengan klasifikasi kode pengarsipan yang ada dalam organisasi tersebut.

 Arsip merupakan bukti dokumen atau rekaman dari setiap kegiatan yang di lakukan sebagai alat bantu unntuk mengingat maupun untuk kegiatan administrasi, hukum dan pembuktian-pembuktian yang otentik. Dalam undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 ayat a dan b, menetapkan tentang arsip yaitu:

1.    Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tuggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.    Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan keidupan pelaksanaan.

Dengan adanya arsip maka timbul kegiatan pengelolaan dan penataan arsip yang kita kenal dengan kearsipan, kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dalam pekerjaan kantor. Kemajuan sebuah organisasi di perlukan manajemen yang tepat, oleh karena itu untuk mengelola manajemen di perlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa mulai dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan yang berhubungan dengan pengambilan suatu keputusan. Dalam pengambilan keputusan di butuhkan data yang telah di olah sebagai informasi untuk di jadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sebuah keputusan. Dalam pengambilan keputusan sangat tergantung pada kelengkapan dan ketepatan informasi yang memuat dalam arsip. Pentingnya arsip dalam mendukung proses pencapaian tujuan dalam organisasi, sehingga di perlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik, sehingga dengan sistem pengelolaan yang baik maka dapat membantu mendukung dalam kinerja suatu lembaga dalam hal menyediakan informasi.

Dalam hal pengarsipan. Tidak saja di lakukan pengelompokan data arsip sesuai dengan kode klsifikasi yang berlaku di organisasi tersebut. Namun, arsip yang ada di kantor pun harus di lakukan pemeliharaan dan perawatan secara rutin oleh petugas bagian arsip. Hal ini di lakukan agar arsip tetap terjaga kondisinya dan berada atau di tempatkan di tempat yang seharusnya, juga agar arsip tidak rusak di makan waktu. Dalam hal pemeliharaan dan perawatan alangkah baiknya di lakukan secara efektif dan efisien. Secara teoritis yang di maksud  efektif adalah ketetapan waktu dalam melaksanakan pekerjaan, sedangkan efisien adalah hal yang berkaitan dengan penghematan biaya.

Data arsip yang ada tentu memiliki peran dan fungsi, perannya adalah untuk menjalankan pros manajemen dalam mengambil keputusan  dan kebijaksanaan. Regulasi tentang kearsipan ini di atur dalam undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang kearsipan. Arsip yang ada dalam organisasi tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan organisasi dalam proses mencapai tujuan yang telah di tentukan. Maka dari itu, arsip merupakan rekaman inormasi tentang kegiatan sebuah organisasi.

Dalam sebuah kantor arsip di perlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan di segala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arip dapat di ketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat di tentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang di peroleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyiman surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang di buatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlihat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu syamsi, 1994:8).

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah di simpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip di kelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Sistem pengelolaan arsip dapat di katakan baik dan benar pabila pada waktu arsip tersebut di perlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya merupakan instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang kesehatan masarakat untuk wilayah Kota Tasikmalaya. Arsip merupakan bukti penting, apabila arsip itu tidak ditata dengan baik maka arsip tersebut akan hilang, sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang telah disimpan  sebelumnya, oleh karena itu di perlukannya sistem pengelolaan arsip dan seorang atau beberapa arsiparis dalam pengelolaan arsip di Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya, hal ini yang menjadi masalah dalam kantor. Maka penulis menganbil tugas Riset dan Praktek (RISTEK) dengan judul “SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN UMUM DINAS KESEHATAN KOTA TASIKMALAYA”

1.2  Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengelolaan arsip di Bagian Umum Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya?

2. kendala-kendala apa yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem pengelolaan arsip di bagian umum Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya?

1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip di sub bagian umum di kantor arsip dan perpustakaan daerah kota tasikmalaya.

1.3.2 Kegunaan Penelitian

A.  Kegunaan teoretis

Hasil penelitian di harapkan dapat di gunakan sebagai wacana dan menambah pengetahuan terutama dalam pengembangan ilmu Administrasi pendidikan di bidang kearsipan dan dapat di gunakan sebagai acuan bagi penelitian di masa mendatang dalam lingkup yang lebih detail, jelas dan mendalam lagi.

B.  Kegunaan praktis

1.    Dari aspek di siplin ilmu, penelitian ini di harapkan dapat di gunakan sebagai masukan dalam hal pengelolaan arsip.

2.    Untuk kantor arsip di perpustakaan daerah kota Tasikmalaya. Penelitian ini di harapkan dapat memberikan masukan tentang hal pengelolaan arsip.

3.    Untuk menambah kepustakaan di STIA YPPT Priatim Kota Tasikmalaya khususnya Program Studi Ilmu Administrasi Negara mengenai pengelolaan arsip.